What are KPIs? How to implement KPIs?

What are KPIs? Or “Key Performance Indicators” in Spanish. You’ve probably read this somewhere and wondered what they are? Or perhaps you’ve wondered something even more important: How to implement KPIs? Here we’ll explain everything you need to know about them.

Enough of terms you don’t know. If you want to know more about business and marketing, we’re your best friend. Stay and I’ll tell you more about KPIs.

As we already said, KPIs are key performance indicators, which provide great value since they are the most important variables that a company analyzes.

These have a greater place in projects, and must meet smart objectives to analyze how much progress has been made.

“Lo que no se mide no se puede mejorar”

Y es así, si no haces las preguntas adecuadas no surgirán respuestas que te ayuden. Sólo sabrás qué puedes mejorar si tienes datos que te demuestren tus ventajas y desventajas.

Y ¿De donde provienen esos datos? Fácil, provendrán de los resultados de los proyectos que lleves en marcha; ya sea ganar dinero, seguidores, relevancia o cualquier otra meta que te propongas.

¿Cómo debe ser un KPI’s?

• Cuantificables:

Al implementar los KPI’s estos deben ser medibles, ya que esto permite visualizar en escalas o gráficos qué tanto se avanza o retrocede en un objetivo.

• Relevantes:

Los KPI’s deben ser métricas relevantes ante los objetivos de la empresa.

Esto se debe a que todo negocio debe tener claro en qué aspectos posee ventajas y desventajas, y a partir de ahí tomar decisiones.

• Continuos y monitoreables:

Los kpi’s también deben ser medibles y monitorearse constantemente.

Ya que si escogen KPI’s que pueden monitorearse periódicamente podrán tener más datos sobre la métrica y realizar mejores informes y tomar decisiones más acertadas.

• Específicos:

Los KPI’s de la empresa pueden ser numerosos, y en estos casos es bueno reducirlos a los más importantes para focalizar los esfuerzos en cada uno de ellos.

• Simples:

Además, los KPI’s deben ser fáciles de comprender, es decir, que respondan a una necesidad o acción en concreto.

• Comparables:

Así como también es bueno que los resultados de estos KPI’s puedan compararse con otros, para poder medir progresos, aumento o disminución de los resultados en comparación a otros KPI’s.

-Tipos de KPI’s

Recuerda que cada empresa puede implementar los KPI’s que les sean más convenientes, y esto dependerá de cuál es su área de trabajo, en qué se desempeñan, cuáles son sus objetivos y algunos otros factores.

Entonces no hay un kpi’s universal para todas las empresas, por eso es importante aclarar que debes conocer a profundidad los procesos del trabajo para así elegir cuidadosamente los kpi’s.

Sin embargo, como sabemos que a veces es difícil saber cuales elegir o por donde empezar, te dejamos algunos ejemplos de tipos de kpi’s, tanto para redes sociales, páginas web, email marketing, ventas y más.

• KPI’s para Redes sociales

Es cierto que los datos que comúnmente se evalúan en las redes sociales vienen directamente relacionados con el comportamiento de los usuarios con la cuenta de la empresa.

Por tanto hay que saber si los usuarios se acercan a nuestra marca gracias a métodos orgánicos o pagos.

De igual forma, sin importar cuál de estos dos métodos estés estudiando, los datos que se evalúan podrían ser los siguientes…

KPI’s para redes sociales:

✓Número de seguidores

✓Suscriptores

✓Alcance

✓Impresiones

✓Engagement

✓Compartidas

✓Guardados

• KPI’s para Analítica web

Si implementamos los KPI’s en redes sociales o páginas web debemos analizar las acciones del usuario de una forma más sutil. A veces no son solo likes o comentarios, sino que se usan métricas un poco más complejas.

Como por ejemplo:

→Tráfico

→Usuarios recurrentes o nuevos

→Tiempo de permanencia

→Leads conseguidos

→Tasa de rebote

→CTR

→Palabras claves relevantes

• KPI’s en Email marketing

Cuando los esfuerzos de la empresa van dirigidos a crear una cartera de leads cualificados lo ideal es implementar KPI’s específicos para el email marketing.

Como por ejemplo:

✓Suscriptores conseguidos

✓Usuarios activos en email

✓Usuarios que eliminen sus datos de nuestras listas

✓Clicks en contenidos como ebooks o newsletters

• KPI’s de Ventas

Todas las empresas deben plantear buenas estrategias en sus ventas, pero además de esto es una de las fases que más se monitorean y donde los datos suelen ser de los más importantes ya que dan lugar a otras acciones.

Al implementar KPI’s en las ventas estos deben ser aún más específicos para poder encontrar fugas o fallas en los esfuerzos realizados.

Algunos KPI’s en ventas pueden ser:

→La satisfacción del cliente

→Proceso de venta

→Preparación del equipo

→Compromiso del equipo de trabajo

→Niveles de facturación

→Número de visitas 

• KPI’s en Logística

Al implementar los KPI’s los procesos siempre deben ser optimizados.

Por ejemplo, el tiempo en que se realiza un trabajo, cuántos errores ocurren, la seguridad de los procesos, los recursos humanos o materiales, organización, traslado, proveedores, y miles de cosas que podrían afectar a la logística de un negocio.

Pero, entre tanto, ¿en qué cosas podrías enfocarte?

Los KPI’s en logística podrían ser:

✓Tiempo en que se realizan los trabajos

✓División del trabajo

✓Rotación del personal

✓Rotación del inventario

✓Rotura de Stock

✓Flete

• KPI’s en Producción

Así como el anterior, es ideal que se optimicen los procesos para mejorar los resultados del trabajo.

Ejemplo de KPI’s en producción:

→Tiempo de producción

→Reducción de desperdicios

→Calidad de los lotes

→Tiempo de inactividad

• Y KPI’s Financieros

Otro factor que va relacionado con mucho de lo nombrado anteriormente, enfocado en estrategias para reducir costes, maximizar los beneficios y mantener un control de los ingresos y egresos.

Los KPI’s financieros podrían ser:

✓ROI (Retorno de inversión)

✓Flujo de efectivo

✓Margen bruto de beneficios

✓Relación precio-venta

-Diferencia entre KPI’s y Métricas

A lo largo de este artículo te he mencionado que hay que considerar algunas métricas para sacar los KPI’s ideales; y es que es justo eso, las métricas no son lo mismo que los KPI’s, pero sí están relacionadas.

Es simple, existen miles de métricas que medir, pero las más relevantes serán los KPI’s que debe medir tu empresa.

Si no conoces qué son las métricas, ¡te invito a saber más sobre ello!

Con eso podemos concluir que no todas las métricas son KPI’s, pero todas las KPI’s son métricas.

También es importante resaltar que las métricas o están sujetas por los usuarios/clientes, o por personas encargadas directamente de estas tareas.

Como en los KPI’s de ventas, donde algunos empleados deben atender a los clientes.

Y por otro lado, los KPI’s están dirigidos o son analizados por la gerencia, los estudia y toma decisiones según los objetivos.

-Errores al implementar los KPI’s

• No definir los KPI’s correctos

No definir KPI’s resulta tan problemático como elegir los KPI’s incorrectos, y esto es porque los gerentes no ven realmente cuál es el desempeño de las métricas más importantes dentro del proyecto.

• Basar los resultados en una sola métrica

Es probable que algunas personas piensen que con el simple hecho de conseguir ganancias es suficiente para concluir que están haciendo todas las cosas bien para llegar a objetivos más grandes o para simplemente mantenerse donde están.

Hay otras personas que simplemente no son conscientes de los múltiples factores que podrían estar afectando los resultados de tus objetivos y por esta razón las obvian y no trabajan en ellas.

• No realizar un seguimiento bien definido

Una de las acciones más importantes en la implementación del KPI’s es que haya un monitoreo o seguimiento continuo, si este paso no se toma en serio difícilmente se podrán recolectar datos suficientes para crear estrategias de mejora.

• No tomar acciones sobre los resultados de los KPI’s

La razón principal para crear KPI’s es porque se desea mejorar, ya sea aprovechando las fortalezas o notando las debilidades y realizar estrategias favorecedoras, o, anticipando alguna probabilidad de fracaso y crear planes de contingencia.

Que los gerentes no hagan nada con la información recolectada es mucho más común de lo que se espera, y por supuesto no genera ningún beneficio para la empresa, por el contrario, se dejan de lado aspectos que podrían determinar el futuro próximo o lejano de la empresa.